Как это работает

Наша команда

Компания Смарт Ассист предоставляет секретарские услуги на удаленной основе. Мы помогаем руководителям компаний не тратить время на поиски сотрудников административного звена. Наши сотрудники уже готовы начать работу. Главное преимущество, которое приобретает наш Клиент, заключается в том, что удаленный ассистент будет выполнять обозначенный список задач. В нашем штате сотрудников собраны профессиональные удаленные помощники, которые обладают всеми навыками работы в бизнес сегменте. Они обладают высокой самоорганизованностью и коммуникативные навыками. Персональный ассистент подбирается с учетом сферы деятельности Клиента.

Сотрудничество с компанией Смарт Ассист происходит в несколько этапов:
  1. Знакомство с Клиентом.
    Позвоните нам и расскажите о своем бизнесе и о том, какую область задач вы хотели бы передать в исполнение удаленному сотруднику. Мы детально расскажем о своих услугах, процессе работы с нами, наших преимуществах и критериях подбора персонального ассистента для вашей компании.
  2. Выбор тарифа. 
    Перед тем как персональный помощник начнет работать, необходимо выбрать тариф. Вы выбираете количество часов, в течение которых вам будут предоставляться услуги удаленного секретаря. Вы сможете выбрать от 20 до 160 часов. Все часы можно распределять в зависимости от надобности. Также каждый тариф действует в течение 3-х месяцев с момента оплаты услуги. Благодаря такому продолжительному действию тарифов, вам не нужно думать о скором сгорании услуг. Вы можете использовать время в необходимом для вас ритме. Для начала можете взять минимальный тарифный план с 20-ю часами. Любой тариф можно будет расширить, когда вы поймете, что нужно выполнить больше задач.
  3. Оплата тарифа
    Для оплаты принимаются безналичные платежи, путем оплаты по выставленному счету, либо с использванием корпоративной банковской карты.
  4. Начало работы: формулировка задач
    Приступая к работе, Вы сможете сформировать задачи для сотрудника любым удобным способом: телефонный звонок, по электронной почте, в мессенджере, факсом и т.д. Вы также можете составить индивидуальный список необходимых вам регулярных задач. Укажите в этом списке те, которые вам менее интересны и делегируйте их нам. Личный помощник займется любой рутиной, а также административными делами, которые отнимают у вас лишние время, энергию и нервы. В списке этих задач может быть связь с клиентами и партнерами, поиск релевантной информации для бизнеса, составление планов и дневников на ближайший период и т.д. Чем точнее вы сформулируете задание, тем лучше и более точным будет результат на выходе.
  5. Ход выполнения работы
    В процессе выполнения задачи вы можете уточнять ход ее выполнения, также и ассистент может связаться с вами для уточнения деталей. Вы получаете доступ не к одному персональному помощнику, а ко всей нашей команде виртуальных ассистентов. А также вы получаете проектного менеджера, который помогает вашему удаленному ассистенту с нашей стороны. По мере выполнения ваших задач расходуется приобретенное вами время. За 2 часа до окончания пакета услуг оператор свяжется с вами, чтобы предупредить об остатках времени и предложить продление услуги. Если на вашем счету осталось меньше 10 минут оператор сможет только принять задачу, но выполнение ее начнет после поступления оплаты за новый пакет услуг. После того, как ваш тариф закончится - вы можете продлить текущий тариф, перейти на другой тариф или же, если вы решите, что услуги вам больше не нужны, отказаться от услуги. Любой тариф действует в течение 3-х месяцев со дня приобретения, поэтому используйте его в нужном для вас ритме.
  6. Отчеты и CRM 
    По окончании работы специалист связывается с вами или высылает информацию вам на почту, мессенджер или другим удобным для вас путем. Вы можете подключиться к нашей CRM системе и взаимодействовать с помощниками в среде Битрикс24. Обмен информацией и любое обсуждение производственных процессов может осуществляться по телефону, электронной почте, мессенджерам и т.д. По запросу вы будете получать отчеты о проделанной работе.
  7. Оценка работы специалиста
    Мы уделяем большое внимание качеству выполненных работ, поэтому после каждой выполненной задачи мы просим вас оценить ее качество по 5-балльной шкале.
  8. Гарантии
    Весь процесс работы, а также затраченное на выполнение вашей задачи время записывается на видео и хранится в течение 30 дней. В этот период вы имеете право приехать к нам в офис и просмотреть запись с видеокамеры в офисе и на рабочем столе оператора, для того чтобы убедиться в том, какое время было затрачено на выполнение вашей задачи.
Примечания:
  • Личный ассистент не предоставляет медицинские, юридические и технические консультации, а сфера его деятельности заключается в поле стандартных секретарских обязанностей. В тоже время мы можем подыскать подрядчика на вышеописанные - медицинские, юридические и технические услуги.
Ключи к успеху:
Соберите свои задачи
Сформулируйте каждую из них в одно предложение
Отсортируйте на интересное и не интересное
Делегируйте нам самое не интересное и рутинное
Пока мы работаем, займитесь самым важным
Вопрос/ответ
Что происходит когда у меня закончились часы?
Если вы не уверены с чего начать, то большинство людей выбирают на начальных этапах самый простой пакет. По мере выполнения ваших задач расходуется приобретенное вами время, за 2 часа до окончания первого пакета услуг оператор свяжется с вами и предупредит об остатках времени и желании продлить услугу.
Я могу поделиться своим пакетом услуг с близкими людьми или друзьями?
Конечно! Мы не возьмем с вас никаких дополнительных плат, только обязательно поставьте приоритеты для выполнения задач, в случае если вы работаете с кем-то на одном пакете, чтобы наши ассистенты знали, что делать в спорных ситуациях.
Могу я попробовать ДО того как оплачу?
Да, мы можем предоставить Вам пробные 60 минут, чтобы определить подходит ли Вам данная услуга.
Я могу потратить свои часы не сразу?
Любой тарифный план действует в течение 3-х месяцев со дня приобретения, поэтому используйте ваши часы, так быстро или медленно, как вам угодно, нет необходимости выбирать часы как можно скорее. 90 дней – это долгий период и большинство людей используют все свои часы задолго до этого.
Если вы не уверены, сможете ли вы использовать часы, мы рекомендуем вам начинать с пакета SmartLite.
Когда истекают мои часы?
Ваши часы истекают, когда вы их полностью использовали, либо по прошествии 90 дней с момента оплаты. 90 дней – это долгий период и большинство людей используют все свои часы задолго до этого.

Если вы не уверены, сможете ли вы использовать часы мы рекомендуем вам начинать с пакета SmartLite
Я могу поменять свои пакетные услуги?
Конечно, вы можете использовать любой понравившийся вам пакет услуг в любое время.
Если вы не уверены с чего начать, то большинство людей выбирают на начальных этапах самый простой пакет.
В чем разница между пакетами услуг?
Разница только в цене и доступных вам часах работы виртуального ассистента.

Чем больше пакте вы покупаете, тем больше времени ваш виртуальный ассистент может выполнять для вас работу.

Стоимость 1 часа работы ассистента при покупке пакетов SmartPlus и SmartHard будет ниже, чем при покупке пакета SmartLite.

P.S: Политикой компании предусмотрено абсолютно одинаковое качество и перечень услуг вне зависимости от приобретаемого вами пакета.
Как я могу поручить задание?
Нам нравится автоматизация и системный подход не только к решению ваших задач, но и к общению. Мы можем дать вам доступ в свою CRM сиcтему (Bitrix24) и у Вас будет возможность давать свои поручения прямо в нашей среде. Или вы можете позвонить нам по телефону или написать сообщение в мессенджер. Вы также можете использовать e-mail. В случае, если у вас уже есть своя CRM система, вы можете интегрировать нас в нее.
Как поддерживается связь с ассистентом?
Для коммуникации с работником Клиент может выбрать любую удобную форму связи – телефон, электронная почта, мессенджеры и т.д. Обмен данными может также производиться через нашу CRM систему или систему Клиента.
График работы помощника
Мы работаем 5 дней в неделю с 9 до 18. В тоже время мы постоянно анализируем спрос на наши услуги в другое время и можем корректировать график в пользу клиентов.
Все клиенты могут ставить задачи в любое время, независимо от нашего рабочего времени. Ассистенты увидят вашу задачу и примут ее в работу в первый же рабочий день.
Какие задачи я могу делегировать сотруднику?
Удаленные помощники могут выполнить любые работы, связанные с секретарской сферой деятельности. Это помощь в разрешении задач руководства организации или главы отдела, ведение деловой переписки, ответы на звонки, осуществление звонков клиентам и партнерам бизнеса, поиск необходимой информации по заказу для начальства и т.д. Помимо этого такой сотрудник помогает найти любую сопутствующую информацию, которая нужна руководителю бизнеса в его деятельности. К примеру, составить подборку компаний в смежной области, работающих в соседнем регионе. Или составить ориентировочную базу данных поставщиков какого-либо ресурса. Персональный помощник не только использует интернет, но и осуществляет звонки, для уточнения деталей, интересуется информацией и составляет подробное видение предмета, который необходимо изучить. В зависимости от сферы деятельности, задачи могут отличаться.
Какие есть способы оплаты?
Мы принимаем безналичную оплату от юридических и физических лиц. Вы можете оплатить по выставленному счету, картой или в системе ЕРИП.
Что если я недоволен ассистентом?
После выполнения задач вам будет предложено оставить оценку специалисту. Если по каким-либо причинам вы остались недовольны работой - мы переделаем работу с учетом ваших замечаний. Если же вы захотите приостановить сотрудничество с нашей компанией - вы также сможете это сделать обратившись в отдел клиентского сервиса по номеру, указанному на сайте, а также написав или позвонив руководителю нашего сотрудника.
За какое время выполняется задача?
Время выполнения задач зависит от ее характера и сложности. После формирования задач наш сотрудник приступает к ее выполнению в ближайшее рабочее время. За ходом выполнения задания вы можете следить путем обращения через мессенджеры, по звонку или любым удобным для вас способом. В связи с тем, что задачи по бизнес администрированию у всех предприятий разные, мы не можем гарантировать определенное время выполнение задач. В случае большой загрузки ассистентов может возникнуть ситуация, когда ваша задача не будет принята немедленно к выполнению, в таком случае она попадает в очередность задач и к ее выполнению приступит первый освободившийся ассистент. Если ваша задача чрезвычайно срочная, то мы можем принять ее в работу незамедлительно, в таком случае тарификация за час работы изменится и один час работы при выполнении данной задачи будет считаться за 1.5 часа. При этом, мы можем гарантировать, что ваш новый виртуальный сотрудник обязательно удивит вас своей квалификацией, усердием и продуктивностью.

Заказать звонок
Напишите ваши контакты и мы перезвоним вам в течение 30 минут в рабочее время, чтобы посчитать стоимость вашего заказа
Заявка отправлена!
Наш менеджер свяжется с Вами в течение 30 минут в рабочее время